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办事指南

校内各单位举办或承办大型国际会议须知

文章来源:国际交流与合作部 作者: 发布时间:2016年12月09日 点击数: 字体:

一、 校内申报

在深圳大学举办或承办大型国际会议,指在在我校举办的、与会者来自3个或3 个以上的国家或地区(含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。主办或承办单位须于会前六个月正式向学校书面申请(OA系统),详细说明举办会议的时间、名称、规模,目的及意义,经费来源及使用安排,与会国(境)外人士的名单及简要背景资料(附件1-4),如若我校为承办方需提供主办单位委托函,经国际交流与合作部审核后报请校领导。

二、 上级主管部门审批

校领导审批后,由国际交流与合作部负责向上级(市、省)主管部门报批,报批所需材料:申请报告、会议日程、国(境)外参会学者名单、经费预算表等。由于批复时间需4个月以上,请各申报单位提早备好相关材料。

三、 办理与会者来华手续

会议批件下达后,国际交流与合作部将及时通知主办或承办单位。主办或承办单位向参会外籍人士发出正式邀请以便其办理来华签证手续。

四、 会议筹办

主办或承办单位需严格按照学校和上级主管部门批文要求进行会议筹办,厉行节约、从简办会。

五、 会后总结

国际会议材料的收集、整理、立卷、归档由主(承)办单位负责。会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料应及时归档。

会议结束后,主办或承办单位应在一个月内将《国际会议总结报表》(附件5)报送国际交流与合作部备案。

国际交流与合作部

联系人:王老师 26536108

附1大型涉外活动申报表

附2会议日程(样本)

附3国外参会学者名单(样本)

附4经费预算表(样本)

附5国际会议总结

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